Valtuustoaloite sähköisen kokousjärjestelmän kehittämisestä

Helsingin kaupunki on ottanut käyttöön sähköisen kokous- ja asiakirjojen hallintasovelluksen, Ahjon. Sen avulla voidaan parantaa asiakirjojen julkisuutta ja säästää paperia.

Ahjon käyttöönotossa on ilmennyt monia ongelmia. Kokoussovelluksen osalta on myös monia kehittämisen tarpeita (esimerkiksi mahdollisuus työskennellä samanaikaisesti useamman asiakirjan, asiakirja- ja muistiinpano/esitysikkunan puitteissa, englanninkielisten ohje/komentotekstien suomentaminen/ruotsinnos, mahdollisuus tehdä merkintöjä/kommentteja suoraan asiakirjoihin ym). Kysymyksiä on herättänyt myös sovelluksen sitominen vain yhteen selainohjelmaan (Microsoft).

Esitämme, että Ahjon kokoussovelluksesta tehdään pikaisesti käyttäjäkysely luottamushenkilöiden keskuudessa. Lisäksi esitämme, että valtuustolle tuodaan syksyn aikana raportti toimista, joilla kokoussovellusta on ryhdytty tai ryhdytään parantamaan luottamushenkilöiden tarpeita paremmin vastaavaksi.